Quelle est la base de la communication en entreprise ?

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Quelle est la base de la communication en entreprise

Pour une société, il est tout aussi nécessaire de communiquer avec sa clientèle et autres partenaires que de commercialiser ses produits et services. Durant de nombreuses années, les entreprises se sont intéressées de près à leurs collaborateurs extérieurs. Mais un nombre important parmi elles concentrent davantage leurs efforts sur un partenaire interne indispensable et souvent négligé : les salariés.

La communication interne se présente ainsi comme l’une des fonctions commerciales nécessaire dont la mission est de s’assurer que toutes les parties d’une organisation, soient en mesure de transmettre et de recevoir des informations. Depuis des dizaines d’années, la communication interne relevait seulement du service des ressources humaines. Toutefois, on note de nos jours que les services qui s’intéressaient seulement aux communications externes l’ajoutent à leur activité.

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Rédiger un plan de communication interne

Un objectif reste abstrait jusqu’à ce que vous lui donniez vie sur papier. C’est là qu’il devient un plan. Afin de créer un plan de communication interne, posez-vous sur les questions à savoir : quels sont les principaux messages à transmettre ? À quelle fréquence devraient-ils être transmis ? Par quels moyens les employés devront les recevoir ?

Les réponses à ces questions seront les fondements sur quoi vos efforts devront être concentrés. La mise en place d’une stratégie de communication conforme à votre entreprise est une étape cruciale qui vous permettra de savoir ce qui marchera le mieux dans le contexte de votre structure.

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Définir les meilleurs outils de communication interne

Il y a un large panel toujours grandissant d’outils de communication internes. Les meilleurs outils pour votre société sont déterminés par de nombreux facteurs dont la taille (exemple, le nombre de salariés, le nombre de sites, etc.) le genre de société (ex environnement manufacturier ou traditionnel, et enfin le genre de messages clés que vous souhaitez transmettre. Voici les cinq outils les plus efficaces utilisés dans le domaine de la communication interne.

Le courriel

Le courriel est, de nos jours, la référence générale lorsque l’on parle de communication interne. Les expéditeurs sont en mesure de cibler leurs messages vers des destinataires précis et recevoir par la suite une réponse écrite dans un délai court.

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Cela dit, tous les salariés ne peuvent pas accéder au courriel sans compter que trop de courriels peuvent finir par noyer les messages, de telle sorte qu’une information d’une grande importance peut se perdre ou passer inaperçue.

Le contact direct

La communication en personne réduit les risques de malentendus. Elle est également la plus efficace pour faire passer un message et recevoir une réponse. Par contre, elle est présentée comme un moyen de communication nécessitant plus de temps et il peut être fastidieux de regrouper toutes les parties intéressées.

Le téléphone

Les appels téléphoniques permettent la transmission instantanée d’informations ainsi que la réception quasi-instantanée d’une réponse. Toutefois, les deux interlocuteurs doivent disposer d’un téléphone. Et à moins qu’un autre outil ne soit utilisé, il n’y a aucune trace de la conversation ou de l’échange.

Les programmes de messagerie instantanée

La messagerie instantanée est la solution idéale pour les bureaux. Elle garde une trace écrite de l’ensemble des communications et est efficace pour les échanges rapides. De même, elle permet d’obtenir des réponses à des questions urgentes.

Toutefois, de la même manière que pour le courrier électronique, les salariés qui n’ont pas accès à un appareil à l’image des employés d’usine sont dans l’incapacité de se servir de cet outil comme il se doit.

L’affichage numérique

L’affichage numérique dynamique s’est récemment intégré à l’éventail d’outils de communication interne. En effet, il permet de fournir des informations en temps réel et attire l’attention. Néanmoins, cela implique un investissement initial.

Sans compter qu’il peut être fastidieux de savoir si le public cible a vu ou saisi le message. En somme, il permet à tous les salariés, qu’importe l’endroit où ils se trouvent d’être au courant de ce qui se passe dans l’entreprise. Dans tous les cas, le choix d’outils se fonde sur la manière dont cette dernière fonctionne.