Un salarié quitte l’entreprise, et trois mois plus tard il réclame une attestation de formation introuvable dans l’ancien système de paie. Ce type de situation pousse les services RH à structurer leur archivage sur MyPeopleDoc bien avant que le besoin ne se manifeste. Organiser ses documents RH dans ce coffre-fort numérique ne se limite pas à y déposer des fichiers : c’est un travail de classement, de nommage et de paramétrage qui conditionne la fiabilité de l’ensemble sur plusieurs décennies.
Nommage et arborescence : la base d’un archivage RH exploitable sur MyPeopleDoc
La plupart des guides se concentrent sur l’activation du compte ou la sécurité du coffre-fort. En pratique, le premier problème qu’on rencontre est plus terre-à-terre : retrouver un document précis parmi des centaines.
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MyPeopleDoc propose un système d’étiquettes (tags) pour classer les fichiers. On peut créer des catégories par type de document (bulletin de paie, contrat, avenant, attestation) ou par année. Mais sans convention de nommage stricte, les étiquettes perdent leur utilité dès que le volume augmente.
Une approche qui fonctionne consiste à adopter un format de nom de fichier normalisé avant tout dépôt. Par exemple : 2024-03_BulletinPaie_NomPrenom. Le préfixe date en format année-mois permet un tri chronologique automatique, quel que soit l’outil de recherche utilisé.
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Étiquettes personnalisées ou catégories par défaut
MyPeopleDoc attribue automatiquement certaines catégories lorsque l’employeur envoie des documents via le connecteur paie. Les bulletins de salaire arrivent pré-étiquetés. En revanche, les documents déposés manuellement (certificats de formation, notes internes, avenants) n’héritent d’aucune classification.
On a donc intérêt à définir en amont une liste restreinte d’étiquettes personnalisées, pas plus d’une dizaine, et à s’y tenir. Multiplier les tags crée autant de confusion qu’une absence totale de classement.
Automatisation des flux documentaires RH avec un connecteur SIRH
Déposer manuellement chaque document dans MyPeopleDoc reste viable pour une petite structure. Au-delà de quelques dizaines de salariés, l’automatisation via un connecteur SIRH devient le seul moyen fiable de maintenir l’archivage à jour.
MyPeopleDoc s’intègre avec plusieurs logiciels de paie et SIRH du marché (Sage, Cegid, Silae, Lucca, entre autres). Le principe : le bulletin de paie généré dans le logiciel de paie est transmis automatiquement dans le coffre-fort du salarié, étiqueté et horodaté, sans intervention humaine.
Ce que l’automatisation ne couvre pas
Les connecteurs gèrent bien les documents récurrents et standardisés. Pour les pièces ponctuelles (promesse d’embauche, accord de rupture conventionnelle, attestation employeur), le dépôt reste manuel dans la majorité des configurations.
Concrètement, cela signifie qu’une personne côté RH doit garder la responsabilité du dépôt de ces documents. Sans ce réflexe, on se retrouve avec un coffre-fort qui ne contient que des bulletins de paie, ce qui réduit considérablement son utilité comme archive complète du dossier du personnel.
- Bulletins de paie et soldes de tout compte : automatisables via le connecteur paie
- Contrats, avenants, lettres de mission : dépôt manuel requis, à planifier dans le processus d’onboarding
- Attestations de formation et certificats : dépôt manuel, souvent oublié si aucun rappel n’est paramétré
- Documents signés électroniquement : certains flux de signature intégrés à MyPeopleDoc archivent automatiquement le document signé dans le coffre
Accès au coffre-fort MyPeopleDoc après un départ de l’entreprise
C’est un point que les retours terrain confirment comme source de confusion. Quand un salarié quitte l’entreprise, il conserve l’accès à son coffre-fort personnel sur MyPeopleDoc. L’employeur doit garantir cet accès gratuit après la fin du contrat, conformément aux recommandations de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique (FNTC) dans son guide pratique du coffre-fort numérique salarié.
En pratique, le salarié continue de se connecter avec ses identifiants personnels. L’entreprise, elle, n’a plus accès au coffre du salarié une fois le contrat terminé. Les documents déjà déposés restent consultables et téléchargeables pendant la durée de conservation prévue.
Export vers d’autres espaces numériques
Depuis 2023, MyPeopleDoc propose en option des connecteurs permettant d’exporter certains justificatifs (attestations de formation, certificats de travail) vers d’autres espaces sécurisés, notamment Mon Compte Formation. Cette interopérabilité suit les spécifications techniques de la Caisse des Dépôts sur les espaces numériques de confiance.
Pour le salarié, cela signifie qu’on peut centraliser ses preuves de parcours professionnel sans dépendre d’un seul prestataire. Pour l’entreprise, activer ces connecteurs d’export réduit les demandes de duplicata après les départs.
Sécurité et conformité RGPD : ce qu’il faut vérifier côté gestion documentaire
MyPeopleDoc affiche des certifications reconnues (ISO 27001, NF Z42-020) et une conformité au règlement eIDAS. Pour l’équipe RH, ces labels garantissent la valeur probante des documents archivés. Un bulletin de paie stocké dans le coffre-fort a la même valeur juridique que sa version papier signée.
Le point de vigilance concerne les droits d’accès internes. Dans une configuration multi-sites ou multi-entités, les habilitations doivent refléter l’organigramme réel pour éviter qu’un gestionnaire RH d’une filiale accède aux dossiers d’une autre.
- Vérifier trimestriellement la liste des utilisateurs ayant un accès administrateur au back-office MyPeopleDoc
- Désactiver les comptes des gestionnaires RH qui changent de poste ou quittent l’entreprise
- Documenter les habilitations dans un registre, comme l’exige le RGPD pour tout traitement de données personnelles
Durée de conservation et purge
La conservation sur MyPeopleDoc peut s’étendre sur plusieurs décennies. Les retours varient sur ce point selon la taille de l’entreprise : certaines structures préfèrent paramétrer des durées de conservation différenciées par type de document (cinq ans pour les notes internes, durée légale complète pour les bulletins de paie), tandis que d’autres conservent tout par défaut.
Paramétrer des règles de purge automatique pour les documents non réglementaires évite d’accumuler du contenu obsolète qui complique les recherches et alourdit la gestion documentaire.
Un coffre-fort numérique bien organisé sur MyPeopleDoc repose moins sur l’outil lui-même que sur les règles de nommage, d’habilitation et de dépôt définies en amont. La technologie archive, mais c’est la rigueur du processus RH qui rend l’archivage réellement exploitable sur la durée.
